Ważna informacja dotycząca krajowego systemu e-faktur (KSeF)

Szanowni Państwo,

informujemy, że nasza firma jest zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od dnia 1 kwietnia 2026 roku.

W związku z wejściem w życie nowych przepisów podatkowych w Polsce przekazujemy informacje dotyczące zmian w zakresie wystawiania i odbioru faktur.

Czym jest KSeF?

KSeF to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów, umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej. System zastępuje dotychczasowe faktury papierowe oraz elektroniczne funkcjonujące poza KSeF.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie dużych podatników (o obrocie powyżej 200 mln PLN),
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników VAT zarejestrowanych w Polsce.

Zakres zmian

Nowe zasady obejmują zarówno faktury sprzedaży, jak i faktury zakupu:

• faktury sprzedaży będą wystawiane i udostępniane wyłącznie za pośrednictwem KSeF,
• faktury zakupu od dostawców z Polski będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF.

Co to oznacza dla Państwa?

• konieczność odbioru faktur poprzez KSeF,
• każda faktura otrzyma unikalny numer KSeF oraz datę przyjęcia przez system, która będzie uznawana za datę jej wystawienia,
• faktury papierowe lub przesyłane w formacie PDF poza KSeF nie będą spełniały wymogów prawnych po wskazanych terminach.

Dlaczego to ważne?

Przejście na KSeF jest ustawowym obowiązkiem i dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność B2B w Polsce. Celem zmian jest uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie przejrzystości rozliczeń oraz przyspieszenie rozliczeń podatkowych.

Prosimy o odpowiednie przygotowanie Państwa systemów księgowych oraz procesów wewnętrznych do obsługi faktur w KSeF od wskazanych terminów.